Własną działalność gospodarczą (jednoosobową — samozatrudnienie) prowadzę od zaledwie 2,5 miesiąca. I choć fakt — dobrze się do tego przygotowałem i zrobiłem całkiem szeroki research — to jednak nadal jest to zaledwie i tylko dwa i pół miesiąca. Doświadczenie mimo wszystko znikome.

Dlatego dość mocno zdziwiłem się, ile udało mi się nastukać na ten temat, gdy znajomy również zdecydował się na taką formę zatrudnienia i zadał kilka niezobowiązujących i dość ogólnych pytań.

Postanowiłem zapisać sobie to tutaj. Na przyszłość, ku chwale gwiazd, dla potomnych lub zupełnie niepotrzebnie i bez sensu. Większość z tych rewelacji może być oczywista dla większości osób, a sporo z nich — może już trącić serem w momencie czytania tego.

Mimo wszystko, szkoda, żeby taka ilość informacji zmarnowała się, stąd ten artykuł.

Warto zacząć od poczytania o prowadzeniu firmy na jakichś portalach, forach itd. Kiedyś znalazłem jeden z nich zatytułowany „własna firma to krew, pot i łzy” i za bardzo to przesadzone nie jest. Chociaż, z drugiej strony, jest wiele plusów i ja swojej decyzji nie żałuję, jak na razie.

Finanse

Najpierw trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie, czy korzystać z dofinansowania na rozpoczęcie działalności gospodarczej? Jeśli tak, to moment otwarcia firmy trzeba dobrze zgrać czasowo (z dostępnością środków finansowych na w/w dofinansowanie) oraz uwzględnić wiele innych obszarów i tematów — poświęcony temu jest osobny artykuł.

Kolejna rzecz, a zarazem najważniejsza, to oczywiście kwestia wynagrodzenia. A za nią, temat uzupełniający, czyli — korzystać z usług biura rachunkowego, czy nie korzystać?

Negocjując wysokość stawki przy przejściu z umowy o pracę na samozatrudnienie zawsze uwzględniasz pełen ZUS. Bo:

• go nie płacisz lub płacisz obniżony, ale jutro będziesz płacił pełen,
• dziś masz drugie źródło dochodu, gdzie płacą Ci ZUS, ale jutro nie będą,
• to co na tym zarobisz i tak pochłoną koszty dodatkowe (biuro rachunkowe itd.),
• firmie tak naprawdę nic do tego, jaki ZUS płacisz.

Jeśli więc zaczynasz działalność gospodarczą, to przez kilka miesięcy lub lat będziesz do przodu na obniżonym ZUSie, ale to tylko i wyłącznie Twoja sprawa. Nie pozwól, by taki argument pojawiał się w dyskusji o wysokości Twojej stawki miesięcznej lub dziennej.

Oczywiście, o ile w ogóle jakakolwiek negocjacja będzie, bo pracodawcy z reguł mają swoje „magiczne arkusze Excela”, które im podpowiadają, ile mają zaproponować, żeby firma zapłaciła jak najmniej, ale jednocześnie była w miarę fair wobec Ciebie.

Zupełnie inna sytuacja ma miejsce, gdy wraz z przejściem z umowy o pracę na samozatrudnienie możesz ubiegać się jednocześnie o podwyżkę. Wówczas trzeba to uwzględnić w stawce, ale to zupełnie inna bajka — poza ramami tego artykułu.

Czas

Na przejściu z umowy o pracę na wynagrodzenie trudno jest stracić, łatwo jest zyskać, ale w wymiarze finansowym. W wymiarze czasowym nie jest już tak różowo.

W największym skrócie, jeśli zdecydujesz się na otwarcie działalności gospodarczej, a w szczególności jeśli jeszcze sięgniesz pieniądze z dofinansowania to w pierwszym kwartale (czy ile tam przewidujesz na rozliczenie tego dofinansowania) dolicz sobie 2-4 godziny pracy dodatkowo codziennie, tony papierków i setki kilometrów przejechane samochodem od jednego urzędu do drugiego.

Potem już jest luźniej.

Rejestrujemy!

Przy samym założeniu firmy i tak już jest obecnie luźno, bo można zrobić to przez Internet. Trzeba jedynie udać się do Urzędu Skarbowego lub innego wskazanego miejsca, aby potwierdzić profil zaufany (chyba, że jakimś cudem masz kwalifikowany podpis cyfrowy), który jest niezbędny do podpisania wniosku o rejestrację działalności gospodarczej w systemie CEIDG.

No, ale profil zaufany to przydaje się potem wszędzie, we wszelkiej komunikacji z jakimikolwiek urzędami, nawet w sprawach nie związanych z działalnością gospodarczą.

Oczywiście ten krok możesz pominąć. Profil zaufany jest wygodą dla Ciebie, bo możesz dzięki nie mu wysłać wniosek o rejestrację działalności gospodarczej przez Internet. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, żeby profilu zaufanego nie zakładać, wniosek o firmę wydrukować, podpisać i zanieść do urzędu miejskiego.

Niezależnie od tego, jaką formę końcową wybierzesz, sam wniosek o zarejestrowanie działalności gospodarczej wypełniasz w systemie informatycznym CEIDG. I tu masz do wyboru dwie formy — krok-po-kroku lub samodzielne wypełnienie formularza wnioskowego (jak robiło się kiedyś, przy wniosku papierowym).

Mnie ilość pól we wniosku przytłoczyła, więc zdecydowanie wybrałem step-by-step.

Założenie firmy zabrało mi około trzy godziny:

1. Najpierw pół godziny na wypełnienie danych do profilu zaufanego.
2. Potem wizyta w U. S., gdzie na samo potwierdzenie profilu zaufanego czekałem krócej niż szukałem pokoju, w którym się to robi! :>
3. Potem dokładne i uważne wypełnienie wniosku w CEIDG o właściwą rejestrację — zajęło ok. dwóch godzin.

Po ok. 2-3 godzinach od wypełnienia wniosku dostałem zawiadomienie, że jest on prawidłowy, przyjęty i oczekuje na zatwierdzenie. A po niecałych 48 godzinach dostałem zaświadczenie o wpisie do ewidencji wraz z informacjami, że odpowiednie dane popłynęły już do ZUSu, U.S., urzędu statystycznego itp.

Być może u Ciebie potrwa to nieco dłużej, bo ja miałem już „po starej firmie” nadany numer REGON. NIP ma chyba każdy dorosły, a oprócz tych dwóch i danych firmowych oraz zaświadczenia o wpisie do ewidencji nie potrzebujesz chyba nic więcej, by oficjalnie prowadzić działalność gospodarczą.

Podatki

Odpowiedź na pytanie: „Jaką wybrać formę opodatkowania?” w większości przypadków samozatrudnienia udziela się sama. Przechodzisz z umowy o pracę, ale pracujesz nadal dla tego samego pracodawcy, więc to on narzuca Ci zasady.

W przypadku zdecydowanej większości firm w umowie o współpracy firm narzucona jest konieczność wystawiania faktur VAT, więc rejestracja jako VATowiec i korzystanie z KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów) raczej gwarantowane. O wszelkich ryczałtach podatkowych możesz zapomnieć, bo nie umożliwiają wystawiania faktur VAT.

Jedyny wybór to czy podatek progresywny, czy liniowy. Ten drugi opłaca się wówczas, gdy dochód miesięczny jest wyższy niż 7100 zł, bo to oznacza, że rocznie przekroczysz 85000 zł dochodu, a przy tym progu podatek progresywny przestaje się opłacać.

Rejestracja na potrzeby podatku VAT kosztuje standardowe 170 zł.

Tu pojawia się zabawny absurd. Mimo, że rejestrujesz się jako płatnik podatku VAT to opłatę rejestracyjną płacisz w… Urzędzie Skarbowym! US może bez problemów przyjmować wpłaty podatków, ale nie może przyjmować opłat za czynności związane z odprowadzaniem tychże podatków! Polska kretynem stoi!

W każdym razie — pamiętaj o tym, bo w dzisiejszych czasach tego rodzaju opłaty z reguły i dla wygody wnosi się w postaci przelewów internetowych, bez wychodzenia z domu. I jeśli tu się rypniesz i dokonasz przelewu na rachunek Urzędu Skarbowego to wrócisz z US z kwitkiem i nie zarejestrujesz się jako podatnik VAT.

Wszelkie sprawy związane z podatkami, ZUSem oraz konsultacje, co mogę, a czego nie mogę wziąć „na firmę” i odliczyć załatwiam korzystając z usług biura rachunkowego. Zdecydowanie nie polecam robić tego samodzielnie.

W praktyce wygląda to tak, że dostarczam im 1-2 razy w miesiącu faktury, a oni mi mailowo piszą, ile mam zapłacić ZUSu (do 10-tego następnego miesiąca) i podatków (do 20-tego). Opłaty robię przelewem przez Internet, z konta firmowego w mBanku.

ZUS

Możesz skorzystać z tzw. ZUSu preferencyjnego (przez dwa lata płacisz tylko jedną składkę — chyba zdrowotną — ok. 300 zł zamiast 900 zł miesięcznie), jeśli spełnisz łącznie te dwa warunki:

1. Nie możesz mieć działalności gospodarczej obecnie, ani przez dwa lata wstecz.
2. Nie możesz wystawiać faktur na byłego pracodawcę.

Ten drugi wymóg jest doskonale znany Twojemu pracodawcy i prawdopodobnie przez niego załatwiony jakimś „delikatnym szwindlem”, np. rejestracją spółki-córki lub równoległej firmy, na rzecz której będziesz wystawiał faktury.

W każdym razie — trzeba być tego świadomym i ogarnąć to, bo w urzędach będą doskonale to wiedzieć. Nie wiem, jak to działa. Teoretycznie, podczas kontroli w Twoim biurze rachunkowym urzędnik Urzędu Skarbowego będzie miał wgląd jedynie do faktur wystawionych przez Ciebie. Ale teoretycznie nie powinien mieć bladego pojęcia o tym, jaka firma (czy też: że ta firma) odprowadzała za Ciebie ZUS poprzednio, przy zatrudnieniu na umowę o pracę. Teoretycznie. W praktyce — skoro istnieje taki zakaz to z pewnością istnieją też sposoby jego weryfikacji.

Więcej obostrzeń nie pamiętam i jak na razie płacę ZUS preferencyjny, więc chyba ich nie ma. O szczegóły pytaj biuro, które będzie Cię rozliczać.

Telefon firmowy

Wniosek o rejestrację działalności gospodarczej składany do CEIDG zawiera pole na podanie numeru telefonu. Teoretycznie powinien to być numer firmowy. Jak podać (i w ogóle posiadać) numer telefonu zarejestrowany na firmę, skoro nie ma się jeszcze firmy?

Rozwiązań jest kilka:

• kupić drugi telefon / numer / abonament na dane prywatne, a potem bezpłatnie zrobić cesję,
• kupić zwykłego prepaida i potem uaktualnić dane płatnika (opcjonalnie zmieniając też w mix / abonament),
• podać numer prywatny (obecny), a potem uaktualnić dane,
• olać temat zupełnie — pole jest opcjonalne.

Przedostatnia opcja (podanie numeru prywatnego) może wydawać się najlepsza. Wnioski w CEIDG (rejestracyjne, aktualizacyjne i w ogóle wszystkie) są bezpłatne, a mając profil zaufany wysyła się je nie wychodząc z domu.

Ale to strzał w piętę i to z bliskiej odległości, więc bolesny! Dane wprowadzone do CEIDG są bardzo jawne! Zaświadczenie o wpisie do ewidencji każdy może sobie wydrukować (jeśli tylko zna nazwę firmy, nazwisko właściciela, numer NIP lub REGON), a w raz z nim — numer telefonu i adres e-mail. W 2-3 dni po założeniu firmy zaczniesz dostawać telefony z ofertami kont bankowych, umów GSM i podobne.

Dlatego przygotuj sobie odpowiednie (firmowe): numer telefonu i adres e-mail i broń Boże nie podawaj prywatnych. Ja wprowadziłem firmowy e-mail i telefon. Dzięki temu uzyskasz dodatkową warstwę zabezpieczenia przed reklamodawcami. Telefon firmowy będzie można wyłączyć (bez obawy, że znajomi posiadający numer prywatny się nie dodzwonią), a e-mail firmowy przekierować (do śmietnika? :), włączyć automatyczną odpowiedź lub bardzo silny filtr przeciwspamowy.

Generalnie posiadanie odrębnego telefonu firmowego to dobry pomysł, bo większość operatorów posiada lepsze warunki finansowe dla firm niż dla abonentów prywatnych. A nawet, jeśli posiada identyczne, to i tak wychodzisz na swoje, bo odliczasz sobie płacony rachunek od kosztów działalności gospodarczej i zmniejszasz tym samym należny podatek dochodowy i VAT. Dlatego, warto się czymś takim zainteresować. Jedynie trzeba uważnie separować jedno od drugiego i nigdzie nie podawać danych prywatnych.

Rachunek firmowy

W większości banków konta firmowego nie otworzysz bez NIPu, REGONu i zaświadczenia o rozpoczęciu działalności gospodarczej. A wiele wymaga nawet pieczątki firmowej.

Poza tym CEDIG nic Twoje konto nie interesuje. Podaje się je w U.S. jako deklarację, z którego konta będą wpływały podatki (rzekome zapobieganie nadużyciom). I można to zrobić spokojnie po rozpoczęciu działalności.

W moim przypadku załatwiło to za mnie biuro, ja tylko szrajbnąłem i zaniosłem wniosek, bo to był jeden z tych, który trzeba osobiście zanieść.

Biuro rachunkowe

O tym, że w ogóle warto i należy korzystać z usług biura rachunkowego, zamiast samodzielnego rozliczania się pisałem już nie raz, więc tu nie będę się powtarzał po raz kolejny. Pytanie jednak, jakie biuro rachunkowe wybrać.

Kierowałem się w tym zakresie kilkoma cechami:

• lokalizacja na dużym osiedlu mieszkaniowym, z licznymi parkingami w okolicy,
• jak najbliżej Urzędu Skarbowego, aby zredukować wycieczki „tam i sam”,
• czynne od godziny 07:00 lub do godziny 17:00 *sprawy poza „godzinami pracy”),
• biuro samodzielnie dostarczające deklaracje i inne dokumenty do US,
• odpowiedzialność dzielona po połowie — podatek ja, odsetki na biuro.

Ten ostatni punkt wymaga wyjaśnienia.

Zgodnie z założeniem, każdą złotówkę odzyskaną poprzez odliczenie od podatku dochodowego lub VAT powinieneś trzymać na osobnym rachunku do końca roku podatkowego (czyli de facto do rozliczenia dochodówki w kwietniu następnego roku). I z tych pieniędzy zapłacić nienależnie odliczony podatek w sytuacji, gdyby coś takiego się wydarzyło. Krótko mówiąc — cały czas powinieneś rozliczać finanse firmy tak, jakbyś w każdym miesiącu płacił pełen podatek dochodowy i 100% należnego podatku VAT.

Tyle w idealnym świecie. W rzeczywistym większość z nas od razu konsumuje (wydaje, inwestuje) te nadwyżki podatkowe, traktując je jako premię do wynagrodzenia (niektórzy pracodawcy nawet do tego zachęcają, używając argumentów typu „będziesz miał trochę odliczeń” przy negocjowaniu stawki). I potem jest bolesny ból.

Ze względu na powyższe założenie praktycznie nie masz szans na znalezienie takiego biura, które zapłaciłoby za Ciebie należny podatek „po czasie”, gdyby się okazało, że nie zapłaciłeś go „w czasie” w wyniku ich błędu. Można jednak znaleźć takie biuro, które zapłaci w tym przypadku odsetki (które płacisz wyłącznie w wyniku ich błędu — płacąc podatek od razu, nie byłoby ich). Ale i to nie zawsze. Zdarzają się oferty biur rachunkowych, które w umowie przerzucają całą odpowiedzialność na przedsiębiorcę.

Siedziba firmy

Rachunek za telefon stacjonarny w mieszkaniu, za prąd, gaz i wodę oraz czynsz możesz odliczyć co miesiąc od kosztów działalności firmy, ale tylko w ilości proporcjonalnej do powierzchni pomieszczenia przeznaczonego na działalność gospodarczą.

Piszesz w tym celu oświadczenie do biura, że będziesz pod tym, a tym adresem prowadził działalność gospodarczą i na jej cel przeznaczasz pomieszczenie o takie a takiej powierzchni.

Przedtem jednak sprawdź, czy Ci się to opłaca?

Bo musisz takie samo napisać do spółdzielni / wspólnoty i zaczną Ci naliczać za prowadzenie działalności dodatkowe opłaty (metraż, winda itp.).

U mnie było lekko, bo wyszło tego 60 zł miesięcznie więcej do czynszu i ojciec mi to podarował za 0,001% akcji firmy! :] Ale słyszałem, że w sąsiednim mieście dochodziło do takich absurdów (?), że podatek gruntowy za 1 m2 domu jednorodzinnego wynosił 0,50 zł rocznie przy własności prywatnej i… 21 zł rocznie (!!!) przy działalności gospodarczej.

Ludzie sobie pół domu przeznaczyli na rzekomą działalność gospodarczą, żeby móc jak najwięcej odliczać od prądu, wody itp., a pod koniec roku mieli szczenę do podłogi, gdy im przychodziło wezwanie na dokonanie dopłaty 1000 zł do podatku gruntowego.

Do obu pism / wniosków (do biura rachunkowego i do spółdzielni / wspólnoty mieszkaniowej) musisz załączyć zgodę właściciela mieszkania, jeśli nim nie jesteś.

Samochód firmowy

Musisz być jedynym właścicielem samochodu, który chcesz uznać za „firmowy”. Kropka.

Jeśli jesteś (wpis w dowodzie rejestracyjnym) to jedynie piszesz oświadczenie dla biura rachunkowego, że:

• wciągasz do Ewidencji Środków Trwałych taki a taki samochód, o takim wieku, przebiegu, pojemności silnika (koniecznie!),
• będziesz go używał do celów prowadzenia działalności gospodarczej,
• prosisz biuro rachunkowe o rozpoczęcie jego amortyzacji.

Jeśli nie jesteś jedynym właścicielem to najpierw wizyta w Urzędzie Miasta z umowami-darowizny i przerejestrowanie.

Posiadanie pojazdu firmowego to wspaniała rzecz, bo możesz odliczać część kosztów związanych z zakupem paliwa oraz samą amortyzację pojazdu, co powoduje, że przez kilka pierwszych miesięcy będziesz miał dodatkowe kilka stówek więcej w kieszeni.

Ale… (zawsze jest jakieś „ale”!) poczytaj sobie o E.Ś.T. i amortyzacji pojazdu firmowego oraz o sposobie jego wykorzystania, bo tu można sobie bardzo łatwo strzelić w stopę, bo samochodu firmowego nie możesz pod groźbą kary stosować do celów prywatnych.

Czyli:

• samochód poza godzinami pracy firmy nie może się w ogóle poruszać,
• dlatego odpada tankowanie w weekendy i wieczorami,
• odpada wożenie na stałe fotelików dziecięcych,
• odpada wrzucanie fotek pojazdu na Facebooka.

To ostatnie brzmi jak bajka? Well… na szkoleniu dla bezrobotnych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy mówiono nam o przypadku, gdy właściciel firmy pojechał w niedzielę samochodem firmowym do znanej zakopiańskiej restauracji, strzelił sobie z rodziną i dziećmi fotkę przed nią i wrzucił ją na Fejsa. Dostał mandat tydzień później.

Tak, pracownicy UKS (Urząd Kontroli Skarbowej) trzepią Fejsa i znają się na informatyce. I nie, nie są przygłupami — uwierz mi w to!

Ewidencja Środków Trwałych

Poczytaj dokładnie o EŚT, bo jednym papiórkiem (oświadczeniem) możesz przenieść w pierwszym miesiącu działalności większość sprzętu komputerowego już posiadanego na dobro firmy i odliczyć sobie jego wartość od podatku dochodowego.

Musisz go zamortyzować. Czyli od ceny zakupu odliczyć X% według wieku sprzętu. Ile? Nie wiem, mi to policzyło biuro rachunkowe (podałem ceny zakupu i daty zakupu z oryginalnych faktur). Jeśli nie wiesz, pogógluj. W necie jest pełno na ten temat pod hasłem „amortyzacja sprzętu na ewidencji środków trwałych”.

Sprzęt komputerowy — chyba 30% ceny zakupu odliczasz za każdy rok użytkowania.

Jest oczywiście „ale” (jak zawsze). Jeśli taki sprzęt wciągnięty na E.Ś.T. będziesz chciał potem sprzedać to musisz wystawić fakturę VAT i zapłacić podatek dochodowy oraz VAT od takiej sprzedaży. No, chyba że napiszesz kolejne oświadczenie, że taki a taki sprzętu uległ destrukcji, prosisz o usunięcie z E.Ś.T. i sprzedasz koledze na boku! :]

Tak zwana uczciwość

No, właśnie… co z nią?

No, bo tu piszesz, że się zepsuło, a się nie zepsuło, tylko sprzedałeś na lewo. Tu odliczasz coś od podatku mimo, że biuro Ci mówi, że raczej śliskie. A to znowu zmieniasz datę zakupu i kwotę, żeby więcej zamortyzować i odliczyć na starym sprzęcie. I tak dalej…

Wszystko na oświadczeniach, a nie zaświadczeniach. Czy, kto i jak to sprawdza?

No, bo szwagier Ci mówił, że takie małe firmy, co nie osiągają 100 tys. złotych rocznego dochodu to się kontroluje z musu, raz na dziesięć lat, albo w ogóle wcale. A kolega mówił, że to wcale nie jest próba oszukiwania państwa tylko próba nie pozwolenia, by państwo oszukiwało Ciebie, bo podatki są ogromne, a pieniądze publiczne marnowane.

No, to warto być uczciwym, czy nie?

Kwestii moralnych nie rozważam. Kwestie praktyczne — tak.

Jeśli jednak będzie jakaś kontrola i wpadniesz na niej to po prostu zapłacisz to, co miałeś zapłacić, z odpowiednio dużymi odsetkami. Jeśli kontrola faktycznie będzie raz na dziesięć lat, ale doszuka się czegoś pięć lat wstecz (tyle trzeba trzymać faktury), to dupa może Cię zaboleć od tych odsetek.

Jeśli przekręt będzie wyjątkowo ordynarny to jeszcze mandat dostaniesz.

Albo do pierdla pójdziesz. Wybór należy do Ciebie, bo tylko Ty i nikt inny będziesz odpowiadał przez UKS lub wręcz wymiarem sprawiedliwości w takich scenariuszach.

Mój kolega, który ma jednoosobową działalność gospodarczą od ponad dziesięciu lat nigdy nie ukrywał, że aniołem podatkowym nie jest. I że po upływie pięciu lat odetchnął z wyraźną ulgą, iż pewne faktury zniknęły. I potem, patrząc z perspektywy lat nie był do końca pewien, czy te kilkaset, czy nawet kilka tysięcy złotych „zaoszczędzone” były warte tego stresu w pierwszej „pięciolatce”.

Podsumowanie

Wszystko dobrze sobie przemyśl. Koniecznie!

Przejście na firmę jest moim zdaniem bardzo dobrym pomysłem. Głównie dlatego, że firma płaci Ci tyle samo, co na umowie o pracę, czyli nie musisz stękać o podwyżkę, a fizycznie i realnie zarabiasz sporo więcej. Przy preferencyjnym ZUSie i dobrze skonstruowanych odliczeniach może to być nawet do 1000-1500 zł miesięcznie więcej.

Ale warunki i szczegóły tej operacji, a w szczególności związane z nią decyzje musisz podejmować sam. Bo potem będziesz jedyną osobą, która odczuje ich konsekwencje.

Niektóre długo, bo np. dotacja oznacza, że przez rok czasu nie wolno zamknąć, ani nawet zawiesić działalności gospodarczej.

A niektóre faktury nie mogą zniknąć nawet przez pięć lat.